Privacybeleid voor sollicitanten

Dit Privacybeleid voor sollicitanten is enkel van toepassing op de verwerkingen van uw persoonsgegevens als sollicitant in het kader van uw sollicitatie voor een functie bij een vestiging van Associated Weavers Europe NV en Associated Weavers International NV (hierna gezamenlijk naar verwezen als: “AW”) via e-mail of een van onze sociale media kanalen, zoals LinkedIn.

Indien u informatie wenst over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken anders dan in het kader van sollicitaties, verwijzen wij naar ons (algemeen) Privacybeleid http://www.carpetyourlife.com/nl/over-ons/aansprakelijkheidsuitsluiting. Indien u informatie wenst over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken via cookies, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid http://www.carpetyourlife.com/nl/over-ons/cookies.

Door uw sollicitatie in te dienen via e-mail of een van onze sociale media kanalen, erkent u dat u dit Privacybeleid voor sollicitanten zorgvuldig hebt gelezen. Gelieve in het bijzonder te noteren dat wij voor bepaalde zaken uw toestemming vragen, zoals uitdrukkelijk hieronder uitgelegd.

Vragen en opmerkingen kan u steeds richten tot het e-mailadres privacy@awe.be.

1. Algemeen

1.1. Indien u solliciteert voor een vacature via e-mail of een van onze sociale media kanalen, dan is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens die vestiging van de AW groep waarop de vacature betrekking heeft. Indien u spontaan solliciteert via e-mail, dan is de verwerkingsverantwoordelijke door Associated Weavers NV/SA, Weverijstraat 1, 9600 Ronse, België, met ondernemingsnummer 0400.254.860.

1.2. De begrippen in dit Privacybeleid voor sollicitanten moet u interpreteren in overeenstemming met de begrippen gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG).

1.3. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacybeleid voor sollicitanten op eigen initiatief te wijzigen en aan te passen. Dergelijke wijzigingen en aanpassingen zullen worden gecommuniceerd via onze webpagina “Vacatures” (http://www.carpetyourlife.com/nl/over-ons/vacatures) of via onze sociale media kanalen.

2. Soorten persoonsgegevens die wij verwerken

2.1. Wanneer u solliciteert voor een functie bij AW, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

  • uw contactgegevens en basisidentiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals uw foto, naam, correspondentieadres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, enzovoort;
  • informatie uit uw CV, zoals uw voormalige en huidige werkgever, werkervaring, opleiding, vaardigheden, referenties, enzovoort;
  • gegevens betreffende rijbewijs en brevet clarkist;
  • gegevens betreffende voorkeur voor ploegensysteem;
  • gegevens betreffende talenkennis;
  • informatie betreffende iemand zijn antwoorden op casussen;
  • alle andere persoonsgegevens die u in het kader van uw sollicitatie aan ons verstrekt; en
  • publiek beschikbare informatie op uw profiel op sociale media kanalen.

2.2. In beginsel verkrijgen wij de hierboven vermelde persoonsgegevens rechtstreeks van u. Kiest u er echter voor om te solliciteren via een extern rekruteringbureau, dan ontvangen wij uw persoonsgegevens via dat extern rekruteringbureau. Het is de verantwoordelijkheid van dat rekruteringbureau om de informatie in dit Privacybeleid voor sollicitanten aan u door te geven. Wij raden u aan het privacybeleid van dat rekruteringbureau te raadplegen om na te gaan welke persoonsgegevens het verwerkt, wat de voorwaarden voor die verwerking zijn en hoe u uw rechten ten opzichte van dat rekruteringbureau kunt uitoefenen.

2.3. Wij versturen uw persoonsgegevens die u ons bezorgt via e-mail of onze sociale media kanalen enkel naar externe rekruteringbureaus indien u daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft.

2.4. Indien wij u een functie aanbieden bij AW zal onze interne rekruteringsafdeling uw persoonsgegevens verzameld in het kader van uw sollicitatie aan uw personeelsdossier toevoegen.

2.5. Onze verwerkingen van uw persoonsgegevens in het kader van sollicitaties bevatten geen gevoelige gegevens. Gevoelige gegevens zijn persoonsgegevens die betrekking hebben op uw ras of etniciteit, politieke voorkeuren, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, uw gezondheid, seksueel gedrag of gerichtheid of strafrechtelijke veroordelingen en/of feiten. Als dergelijke informatie toch relevant wordt in het kader van uw sollicitatie bij AW, wordt hiervoor afzonderlijk uw expliciete toestemming gevraagd om deze gegevens te verwerken.

Indien u er desondanks voor kiest om gevoelige gegevens over uzelf te uploaden of anderszins te verstrekken aan ons, geldt het uploaden of verstrekken van deze gegevens als uw expliciete, vrije, specifieke, geïnformeerde, uitdrukkelijke en ondubbelzinnige schriftelijke toestemming om deze gegevens te mogen verwerken in het kader van uw sollicitatie.

3. Doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken

3.1. Wij verwerken uw persoonsgegevens om uw sollicitatie te verwerken, te beoordelen en een beslissing te nemen om u al dan niet aan te werven.

3.2. Wij verwerken uw persoonsgegevens om ons te kunnen verdedigen in geval van een geschil met betrekking tot uw sollicitatie (zoals in verband met onze gebeurlijke afwijzing van uw aanvraag).

3.3. Als een sollicitatieprocedure voor een bepaalde functie bij ons tot een succesvol resultaat leidt, zullen de door u verstrekte persoonsgegevens worden gebruikt voor personeelsdoeleinden tijdens uw dienstverband bij ons.

3.4. Wij verwerken uw persoonsgegevens om statistische analyses uit te voeren ter verbetering van ons sollicitatie- en rekruteringsproces. Wij proberen uw persoonsgegevens zoveel als mogelijk te pseudonimiseren.

3.5. Wij verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan elk redelijk verzoek van politie, gerechtelijke autoriteiten, bevoegde overheidsinstanties of -organen, met inbegrip van gegevensbeschermingsautoriteiten.

3.6. Wij verwerken uw persoonsgegevens om elke derde partij te informeren in de context van een mogelijke fusie met, aankoop van/door of afsplitsing door die derde partij, zelfs wanneer die derde partij zich buiten de EU bevindt.

3.7. Wij verwerken uw persoonsgegevens ter bescherming van de legitieme belangen van AW en zijn partners indien en voor zover uw sollicitatie kan worden beschouwd als (a) een inbreuk op toepasselijke gebruiksvoorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of een ander recht van een derde, b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van onze sociale media kanalen, c) een gevaar onze sociale media kanalen of één van de onderliggende systemen van AW of zijn onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware of enige andere vorm van schadelijke code, of d) op welke manier dan ook haatdragend, obsceen, discriminerend, racistisch, lasterlijk, hatel?k, kwetsend of op enige andere wijze ongepast of illegaal.

3.8. Wij verwerken uw persoonsgegevens om u relevante en gepersonaliseerde informatie te verschaffen over toekomstige mogelijkheden voor tewerkstelling bij AW.

4. Rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens

4.1. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.1 genoemde doel, omdat die verwerking noodzakelijk is om op uw verzoek maatregelen te kunnen nemen voor de sluiting van de arbeidsovereenkomst.

4.2. De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.2 genoemde doel is noodzakelijk voor de bescherming van ons legitiem belang, namelijk om ons in geval van een geschil te kunnen verdedigen.

4.3. De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.3 genoemde doel is noodzakelijk voor de bescherming van ons legitiem belang, namelijk om AW efficiënt te runnen door tijd en middelen te besparen door hergebruik van reeds beschikbare informatie waar toegestaan.

4.4. De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.4 genoemde doel is noodzakelijk voor de bescherming van ons legitiem belang onze sollicitatiecommunicatie op onze sociale media kanalen voortdurend te verbeteren om ervoor te zorgen dat u de best mogelijke ervaring hebt.

4.5. De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.5 genoemde doel is noodzakelijk om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

4.6. De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.6 genoemde doel is noodzakelijk voor de bescherming van ons legitiem belang, namelijk om normale bedrijfs- of fusie- en overnametransacties te kunnen onderzoeken of uitvoeren.

4.7. De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.7 genoemde doel is noodzakelijk voor de bescherming van ons legitiem belang, namelijk om onze sociale media kanalen tegen misbruik en illegale activiteiten te beschermen.

4.8. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.8 genoemde doel vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming.

5. Bewaartermijn (Hoe lang we uw persoonsgegevens bijhouden)

5.1. Als algemeen beginsel geldt dat wij uw persoonsgegevens voor een zo kort mogelijke periode bijhouden en niet langer als nodig om de doeleinden beschreven in artikel 3 te bereiken.

We willen hierbij benadrukken dat wij de nodige gepaste waarborgen voor de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens voorzien.

Wanneer uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de redenen opgesomd in artikel 3, worden ze op een veilige wijze verwijderd.

6. Ontvangers van de persoonsgegevens

6.1. Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere entiteiten binnen de AW groep voor zover als nodig in het licht van de hoger vermelde doeleinden. In elk geval waarborgen wij dat uw persoonsgegevens door de entiteiten binnen onze groep worden verwerkt conform dit Privacybeleid voor sollicitanten.

In beginsel worden uw persoonsgegevens daarbij enkel binnen de Europese Economische Ruimte (d.i. de Europese Unie, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) verwerkt.

Mochten de hogervermelde doeleinden alsnog vereisen dat uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, dan zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens ook dan in de ruimst mogelijke mate worden beschermd. Noteer dat deze situatie eerder zeldzaam zal zijn.

6.2. In een aantal situaties moeten wij beroep doen op nauwkeurig geselecteerde derden-ontvangers, zoals externe verwerkers om u onze webpagina “Vacatures” aan te bieden. Ook rekruteringbureaus kunnen uw persoonsgegevens van ons ontvangen indien u daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. In principe bevinden deze derden-ontvangers zich binnen de Europese Economische Ruimte. AW heeft met deze derden-ontvangers de nodige contractuele afspraken gemaakt, opdat uw persoonsgegevens steeds op een correcte wijze worden verwerkt.

In zeldzame gevallen kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met derden-ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte. In deze gevallen voorzien wij eveneens in maatregelen die de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens waarborgen, rekening houdend met het toepasselijke recht.

7. Kwaliteitsgaranties

7.1. Persoonsgegevens worden door AW als confidentiële informatie beschouwd en worden als zodanig behandeld.

7.2. Wij nemen gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens doeltreffend te beschermen tegen verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.

Zo wordt de toegang tot uw persoonsgegevens beperkt tot enkel de personen die er, in het kader van hun functie en in het licht van de doeleinden opgesomd in artikel 3, toegang toe moeten krijgen.

7.3. Ondanks sterke veiligheidsmaatregelen kunnen inbreuken nooit volledig worden uitgesloten. Indien een inbreuk op de veiligheid of vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens plaatsvindt en deze inbreuk tevens een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, brengen wij u van deze inbreuk zo snel als mogelijk op de hoogte.

8. Uw rechten

8.1. U heeft het recht om ons inzage te vragen in alle persoonsgegevens die wij over u verwerken. U moet steeds specifiëren ten aanzien van welke informatie u uw recht op inzage wenst uit te oefenen.

AW heeft evenwel het recht om bepaalde verzoeken tot inzage af te wijzen indien deze verzoeken duidelijk gericht zijn op het veroorzaken van overlast. AW heeft tevens het recht een verzoek tot inzage af te wijzen indien de toekenning ervan disproportionele negatieve implicaties heeft voor de rechten en vrijheden van anderen, met inbegrip van AW zelf.

8.2. U heeft het recht om uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken.

8.3. U heeft het recht om een gratis kopie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken te verkrijgen. Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, zullen wij u op basis van onze administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen.

In de gevallen omschreven in de artikelen 3.1 en 3.8 heeft u het recht om van ons een kopie te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm van de persoonsgegevens die u ons verstrekt heeft.

8.4. U heeft het recht om ons uw onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te doen verbeteren. Uw verzoek tot verbetering dient in dit geval gepaard te gaan met het bewijs van de onjuistheid of onvolledigheid.

8.5. U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen, d.w.z. dat wij verplicht zijn uw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te verwijderen, op uw verzoek, wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden opgesomd in artikel 3 van dit Privacybeleid voor sollicitanten.

U begrijpt echter dat AW in veel gevallen genoodzaakt is om uw persoonsgegevens te bewaren als gevolg van wettelijke verplichtingen. Uw verzoek tot verwijdering kan uiteraard niet worden ingewilligd indien de wet ons dat verbiedt.

8.6. U heeft het recht op beperking van de verwerking indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, indien u zich verzet tegen de onrechtmatige verwerking, of indien wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben om de doeleinden opgesomd in artikel 3 van dit Privacybeleid te bereiken.

8.7. Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken om ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde te behartigen, kan u bezwaar maken tegen deze verwerking om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. U dient deze redenen duidelijk te specifiëren in uw verzoek.

8.8. Om uw rechten als vermeld in deze verklaring uit te oefenen, kan u zich wenden tot ons de verantwoordelijke voor privacy van AW. U moet hiervoor een geschreven verzoek indienen, waarin u duidelijk maakt op welk recht uw verzoek betrekking heeft, alsook de motivering van uw verzoek. Daarnaast dient u een kopie van uw geldige identiteitskaart toe te voegen, waarop de geldigheidsdatum en uw handtekening duidelijk zichtbaar zijn en dit om onrechtmatige of frauduleuze verzoeken tegen te gaan.

Zodra de verantwoordelijke voor privacy van AW uw verzoek ontvangt, krijgt u een bevestiging van ontvangst. Uw verzoek wordt daarna binnen een redelijke termijn behandeld.

Indien u vragen hebt over deze procedure kan u eveneens terecht bij de verantwoordelijke voor privacy van AW via privacy@awe.be. Indien u daarna nog steeds ontevreden bent, kan u zich wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, afhankelijk van de entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.